“Nuestra industria se basa en el compromiso y la confianza. La firma digital, en la clase de más alta calidad, se ha convertido en una forma común para que tomemos decisiones vinculantes u obtengámoslas digitalmente”.

Dr. Christian Zwick | Socio

Binder Grösswang ha sido uno de los principales bufetes de abogados de Austria durante 60 años y tiene su sede en Viena e Innsbruck. Más de 100 abogados y un volumen de transacciones de 50 mil millones de euros hablan por sí solos. Después de que se tomó la decisión de integrar una plataforma de firma digital, después de una rigurosa fase de evaluación, la prueba surgió como la favorita.

“Es un honor muy especial que hayamos podido convencer a Binder Grösswang, como bufete de abogados establecido pero sobre todo innovador, de sproof y ganarnos su confianza”, dice el Dr. Fabian Knirsch, fundador y CTO de la empresa.

Binder Grösswang, especialmente el equipo que rodea al Dr. Christian Zwick, firma digitalmente cuando es legalmente posible. “En principio, siempre firmamos cuando es necesario reemplazar el bolígrafo. Estos son casi todos los documentos en Austria, ya que el principio de libertad de forma se aplica en el derecho civil”, dice el Dr. Zwick.

Para estos documentos, se utiliza, entre otras cosas, la firma digital:

• Poderes
• Contratos de compra
• Acuerdos de confidencialidad
• Decisiones

2 razones convincentes por las que los abogados confían en la firma digital

La profesión legal siempre ha sido una parte constante de toda sociedad en funcionamiento. La confianza y la buena comunicación entre abogados y clientes forman la base de esto. Puede sonar un poco dogmático; pero: Con respecto al avance de la digitalización, la industria legal ciertamente no es pionera. Esto probablemente se deba a que las técnicas y los flujos de trabajo tradicionales que se han establecido y probado durante siglos no quieren ser reemplazados.

Pero la “profesión legal” ahora también ha reconocido las fortalezas de la digitalización significativa por varias razones. Ya sea el acto digital, en lugar de archivos exuberantes, o incluso experimentar con varias aplicaciones digitales de “voz a texto” que podrían aliviar a la secretaría en ciertos lugares o incluso reemplazarla en el futuro, por los muchos trámites.

En particular, está aumentando una oportunidad de digitalización, que también tiene un gran potencial para la industria legal: ¡la firma digital!

Declaraciones, resoluciones y contratos: todos estos son documentos que deben ser firmados por una o más personas. Incluso un documento en el que tres personas tienen que firmar en analógico significa un total de unos 45 minutos: esto incluye la impresión por triplicado, el envío de documentos por correo o la coordinación de una cita conjunta para la firma. Este desperdicio de recursos es prescindible.

En el sector privado, la firma digital ya se ha establecido en Austria en forma de “firma de teléfono móvil”. Desde hace varios años, muchos ciudadanos austriacos utilizan este servicio estatal gratuito.

Sin embargo, “solo” la firma digital por sí sola suele ser insuficiente en el entorno empresarial. Faltan posibilidades técnicas, una herramienta o una plataforma que pueda mapear los casos de uso y las “ejecuciones de firmas” específicas de una industria o empresa. Un “tablero” compartido asociado proporciona una buena descripción general de los documentos importantes. Esto requiere una administración centralizada de todos los usuarios y la gestión de derechos y roles. Esto también tiene muchas ventajas.

En muchas empresas, independientemente de su tamaño o sector, una plataforma de firma digital es una parte integral de muchos flujos de trabajo estándar. La tecnología legalmente reconocida ya se utiliza en el sector legal, en el sistema fiscal, en el sector financiero, pero también por grandes empresas de primer nivel con actividad internacional con estrictas directrices informáticas y también en el sector público.

En lugar de tinta y papel: cifrado criptográfico y prueba de identidad digital

La firma digital es un componente indispensable de la transformación digital. Sin embargo, muchos dudan de que la firma digital sea legalmente válida y, por lo tanto, conforme a la ley. Sin embargo, las firmas digitales y su naturaleza vinculante están definidas y reguladas con precisión en la Unión Europea. En 2006, el Reglamento (UE) 910/2014 (Servicios de Identificación y Autenticación Electrónica) eIDAS estableció la normativa para Europa en cuanto a la máxima seguridad y conformidad de la firma digital. El reglamento regula el reconocimiento legal de los servicios electrónicos de prueba de identidad y autenticación, reforzando así la confianza en la comunicación electrónica entre empresas y ciudadanos y facilitando significativamente los servicios transfronterizos y los procesos empresariales de todo tipo.

Hay tres estándares de firma digital que se han definido con precisión en términos de validez legal en el Reglamento eIDAS: simple, avanzado y calificado.

Las firmas se ven casi iguales en la superficie, pero el estado de la firma y su naturaleza vinculante son muy diferentes. Solo la “firma electrónica cualificada”, también conocida como QES, es jurídicamente comparable a una firma (véase el artículo 4 (1) de la Ley austriaca de firma y servicios de confianza (SVG)).

Debido al más alto nivel de conformidad y seguridad, muchos bufetes de abogados solo consideran la firma electrónica calificada. Una firma digital que es equivalente a una firma tradicional en papel.

Pero, ¿cómo se produce el alto nivel de seguridad desde un punto de vista técnico? ¿Cuál es el alto valor probatorio de la firma electrónica cualificada?

4 La firma calificada: sin misterio

A pesar de que los medios comerciales relevantes siempre se esfuerzan por poner la firma electrónica calificada bajo la luz más compleja y técnica posible, en sproof nos hemos propuesto desentrañar el supuesto “misterio”, en pocas palabras.

Al igual que con muchas otras transacciones legales o bancarias electrónicas, debe poder demostrar su propia identidad de forma 100% segura. Esto se hace inicialmente a través de un breve procedimiento de identificación por video (aprox. 10 minutos), en el que sus datos personales y también los datos biométricos son verificados por un servicio reconocido por el estado (Proveedor de servicios de confianza).

Después de eso, podrá usar una aplicación de teléfono móvil para verificar adicionalmente cada firma digital que realice. Por lo tanto, el teléfono móvil es su segundo factor de seguridad además de su dirección de correo electrónico, que necesita de todos modos para firmar y obtener firmas.

Los documentos firmados están encriptados digitalmente mediante métodos criptográficos. Solo los propietarios de un documento, o aquellos que han sido invitados a firmar, pueden editar el documento o simplemente firmarlo. Cada documento está provisto de una clave criptográfica única en todo momento, que es imposible de ver para cualquier persona y cualquier computadora. La validez y el valor probatorio del documento también son independientes de la plataforma de firma utilizada, ya que la clave criptográfica (o “valor hash”) está grabada en relieve en el propio archivo pdf. En consecuencia, cualquier impresión y archivo físico del documento tampoco es el propósito del asunto, ya que la trazabilidad expira cuando se imprime el documento.

Para verificar la validez de una firma electrónica y el cumplimiento como se describe anteriormente, el El documento debe verificarse con los servicios nacionales de verificación de firmas, por ejemplo, a través de la Autoridad de Comunicaciones de Austria:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
Plataformas como Sproof ofrecen un servicio de pruebas integrado como una plataforma en sí misma.

En resumen: la firma digital cualificada es 100% a prueba de falsificaciones y legalmente válida. Una firma hecha a mano también es 100% válida legalmente, pero nunca 100% a prueba de falsificaciones.

5 No se necesita mucho para comenzar con la firma digital calificada

Aunque las firmas digitales son técnicamente exigentes y requieren un grado especial de responsabilidad desde el punto de vista del fabricante, las firmas generadas con ellas ofrecen un alto grado de compromiso. Sin embargo, una amplia gama de usuarios, desde abogados hasta secretarias y clientes, debe poder trabajar de manera fácil, rápida e intuitiva.

La complejidad técnica se oculta por completo con un acceso simple y de bajo umbral. Philipp Gernerth es responsable de UI y UX (interfaz de usuario y experiencia de usuario) en sproof.

“Estamos desarrollando un producto moderno, técnicamente altamente sofisticado y que ofrece las máximas garantías de seguridad y compromiso. Sin embargo, debe ser fácil e intuitivo de usar. De lo contrario, perderemos la marca”, explica Philipp Gernerth, responsable de UX (experiencia de usuario) y UI (usabilidad) en sproof, entre otras cosas.

Desde el punto de vista del usuario, la firma electrónica cualificada significa esencialmente lo siguiente:

• Tienes un documento para firmar, que es un documento de Word o PDF. Lo carga en el software de firma para firmarlo. El software de firma se puede encontrar en https://sign.sproof.com . Puedes empezar en cualquier momento de forma gratuita.
• Se requiere una identificación única para una firma electrónica cualificada. Esto significa que debe identificarse en una breve videollamada (“Video-Ident-Procedure”) y mostrar su pasaporte o documento de identidad (válido). Esta identificación solo se requiere una vez y luego es válida por cinco años o (si esto ocurre antes) hasta el vencimiento de su documento de identidad.
• En el curso de la identificación, instala una aplicación en su teléfono móvil o, alternativamente, si no puede o no desea instalar la aplicación, recibirá más tarde un código de un solo uso por SMS.
• Para firmar un documento, seleccione la ubicación de su firma digital y, opcionalmente, cargue una imagen de su firma manuscrita. Ahora autorice la firma en su teléfono móvil a través de la aplicación o ingrese el código de un solo uso recibido por SMS. La imagen de su firma no tiene relevancia legal aquí, pero permite una representación común y familiar de la firma. La firma legalmente vinculante se aplica en segundo plano de forma “invisible” puramente digital.
  El documento ahora está legalmente firmado digitalmente. Con sproof, también se realiza una conversión al formato PDF/A habitual o requerido por los abogados. Usted, sus clientes o el tribunal pueden verificar la conformidad del documento y la firma electrónica en cualquier momento, incluso en el servicio de inspección estatal de RTR.

6 Datos confidenciales en buenas manos

Cuando se utilizan servicios de firma digital, la protección de datos juega un papel especial. Esto es especialmente importante para el llamado “software en la nube” (es decir, software que no necesita ser instalado, pero que puede utilizarse directamente a través del navegador web e Internet). Esto ofrece la ventaja de estar listo para su uso inmediato sin su propio hardware o un proyecto de TI. Además, se puede acceder al software desde cualquier lugar, incluido el móvil. La transmisión de datos es siempre de última generación y está encriptada con el más alto nivel de seguridad.

“La nube ha estado funcionando desde el primer día. Todo está atendido por sproof, cumple con la protección de datos europea y, por lo tanto, también es ideal para nosotros, los abogados”.

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

En términos de protección de datos, por un lado, se deben cumplir los requisitos legales en el sentido del RGPD y, por otro lado, se debe garantizar el más alto nivel de seguridad desde una perspectiva de seguridad informática. El proveedor de software de firma sproof garantiza tanto almacenando como procesando los datos exclusivamente en centros de datos dentro de la Unión Europea y evitando cualquier referencia a EE. UU. Un concepto de eliminación, que es una parte integral de la solución, así como un acuerdo de procesamiento de datos por contrato basado en el modelo de la UE, también garantizan el más alto nivel de protección de datos desde un punto de vista legal.

Resultado

Las ventajas de la firma digital son evidentes: es rápida, fácil y, sobre todo, 100% segura. Cada vez más abogados reconocen esto y se benefician de la firma digital en su trabajo. Una tendencia clara que continuará en los próximos años.