La digitalización avanza en todos los ámbitos de la vida cotidiana. Sin embargo, muchas empresas que son públicas todavía están en gran medida en el mundo analógico.
¡La situación es diferente con la Agencia Federal de Contabilidad! La empresa, que cuenta con 500 empleados, opera en 7 ubicaciones en toda Austria y se basa en una estrategia de digitalización consciente y planificada a largo plazo.
“Estamos casi obligados a implementar procesos de digitalización con mucha rapidez”, dice Mag. DI (FH) Alexander Sellner, Gerente de TI de la Agencia Federal de Contabilidad.
La consecuencia: la introducción de una plataforma de firma digital como un paso más hacia la optimización de procesos. Esto facilita mucho uno de los procesos operativos más cruciales: la firma segura y legalmente válida de documentos.

Situación inicial

La digitalización está en boca de todos y también lo están los responsables en las empresas públicas. Cada vez más empresas confían en la oficina sin papel, conectan sus ubicaciones u ofrecen nuevos servicios en línea. De esta manera, mejoran la experiencia del cliente, pero también la colaboración con socios, proveedores y todas las demás partes interesadas.

Al evaluar más medidas de digitalización para su propia empresa, la alta dirección de la agencia federal de contabilidad se dio cuenta rápidamente de que la introducción de una plataforma de firma digital podría ofrecer enormes ventajas. Esta forma de firma es 100% equivalente a las firmas manuscritas en toda Europa y está sujeta a las estrictas directrices del Reglamento eIDAS (UE) 910/2014 (Servicios de Identificación y Autenticación Electrónica).

Sin embargo, muchos propietarios de negocios desconocen los beneficios de una plataforma para toda la empresa para firmar documentos digitalmente. Todavía se mantiene un “credo” muy consistente en contra de la introducción de una plataforma de firma: “Tengo la firma del teléfono móvil y ya puedo firmar digitalmente”.

De hecho, casi la mitad de los ciudadanos austriacos ya utilizan la firma del teléfono móvil como un servicio gratuito de administración electrónica.

Sin embargo, la firma digital por sí sola suele ser completamente inadecuada en el entorno empresarial. Lo que falta son procesos; flujos de trabajo a medida. Un “tablero” común para tener una visión perfecta de los documentos importantes de la empresa y mucho más.

Mientras tanto, algunas empresas activas internacionalmente ya han optado por una plataforma digital que puede mapear digitalmente todos los flujos de trabajo de firma y casos de uso en la empresa.

BHAG confía en el software de Austria.

En el primer paso, el equipo del proyecto BHAG dirigido por Sellner evaluó qué proveedores europeos y austriacos ya se habían establecido y aportado potentes herramientas al mercado.

“No queremos comprometer el almacenamiento de datos de documentos confidenciales. Estos datos se almacenarán al 100% en Europa. En nuestra opinión, Sproof cumple con estos criterios al seleccionar explícitamente centros de datos que son independientes de las corporaciones estadounidenses”.

Comandante DI (FH) Alexander Sellner
Agencia Federal de Contabilidad

Además de la seguridad y la conformidad del almacenamiento de datos, una plataforma de firma es para soportar varios procesos de firma que forman parte del negocio diario de la Agencia Federal de Contabilidad.

Así que la atención recayó rápidamente en la prueba. Después de una intensa fase de prueba y auditoría, finalmente se eligió a la joven empresa certificada por IÖB. La solución en la nube pudo presentarse muy bien como una plataforma todo en uno con los más altos estándares de seguridad y protección de datos. “Nos sentimos especialmente honrados de haber sido elegidos y de que finalmente pudiéramos cumplir con los altos estándares de la agencia federal de contabilidad”, dice el Dr. Fabian Knirsch, cofundador y CTO de sproof GmbH.

La firma digital ahorra recursos notablemente desde el momento en que se introduce.

Los comentarios hasta ahora han sido muy buenos. Muchos de los empleados, especialmente en la gerencia, utilizan la plataforma para varios procesos de firma y desde entonces han ahorrado tiempo y recursos de manera medible. Los documentos ya no tienen que imprimirse, firmarse a mano, escanearse y enviarse por correo, sino que pueden firmarse digitalmente con solo unos pocos clics.

¡Así que el medio ambiente también está feliz! 500 hojas de papel consumen 7,5 kilogramos de madera, 130 litros de agua y 26,8 kilovatios hora de energía. Un efecto secundario positivo que está impulsando a más y más empresarios a introducir una plataforma de firma.

En el primer paso después de la introducción, la integración fluida de la plataforma en el panorama de TI de la empresa fue particularmente impresionante. Gracias a la nube, la incorporación tomó solo unas pocas horas y estuvo acompañada de pruebas en todo momento.

La comunicación fluida y la flexibilidad convencieron a Alexander Sellner. “Sproof está abierto a los comentarios y las solicitudes de los clientes y, por lo tanto, persigue el enfoque de mejorar constantemente la plataforma”, explica Sellner.