Yhdistettyjen sähköpostiviestien lähettäminen
Yhdistetyt sähköpostiviestit ovat suosittu tapa lähettää samannäköinen asiakirja/sopimus kerralla useille vastaanottajille. Tässä opetusohjelmassa näytämme, miten voit käyttää sproof sign -ohjelmaa lähettämään luotuja lomakekirjeitä yksittäisille vastaanottajille allekirjoitettavaksi.
Päivitetty 22.05.2024
Yhdistelmäkirjeitä voidaan luoda erilaisilla työkaluilla. Suosituin ohjelma yhdistelmäkirjeiden luomiseen on Microsoft Word. Tähän asti ongelmana on ollut, että MS Wordilla (tai muilla työkaluilla) voidaan lähettää yhdistelmäpostikirjeitä, mutta allekirjoituksia ei saada. Siksi sproof sign on ottanut käyttöön toiminnon, jonka avulla voidaan ladata yhdistelmäpostikirjeet vastaanottajaluetteloineen ja saada heidän allekirjoituksensa.
Keskeiset ominaisuudet:
- Lataa lomakekirje + vastaanottajaluettelo.
- sproof sign tunnistaa yhdistetyn postin.
- Vastaanottajat tunnistetaan sproof signin avulla.
- Yhdistelmäpostiviesti jaetaan yksittäisiin asiakirjoihin
- Jokainen vastaanottaja saa oman, erillisen asiakirjan, jossa pyydetään allekirjoittamaan se.
- Allekirjoitetut asiakirjat palautetaan automaattisesti lähettäjälle.
Yhdistelmäpostitoiminto toimii sekä sproof signin käyttöliittymän että **API:**n kautta. Luodut yhdistelmäpostiviestit merkintöineen voidaan ladata sovelluksessa tai osana API-pyyntöä.
Rajoitukset:
- sproofin yhdistelmäsähköpostitoimintoa EI ole tarkoitettu kopioimaan tai korvaamaan täydellistä yhdistelmäsähköpostitoimintoa (esim. Wordissa).
Viitteet ja linkit:
Vaiheittaiset ohjeet
Aloita luomalla yhdistelmäpostisi sopivalla työkalulla. Tässä ohjeessa käytämme Microsoft Wordia. Täältä näet, miten luodaan sähköpostisekoitus Microsoft Wordilla askel askeleelta . Jotta sproof pystyy myöhemmin lukemaan yhteystietojen/allekirjoitusten sijainnit ja jakamaan yhdistelmäpostin oikein, sinun on asetettava seuraavat merkit, kun luot yhdistelmäpostimallin:
- Allekirjoituksen sijainnin merkintä: Lisää seuraava merkki kohtaan, johon allekirjoitus sijoitetaan myöhemmin. On tärkeää, että käytät tässä kohdassa oikeiden yhteystietojen (tässä esimerkissä FirstName, LastName ja EmailAddress) sijasta paikannimiä. Sijoitussalpaajat korvataan myöhemmin yhteystiedoilla luettelostasi: {sproof{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}sproof}
- Merkki mallin lopussa: Sarjapostimallin lopussa tarvitaan merkintä, jotta sproof voi myöhemmin tunnistaa kohdat, joissa sarjaposti on jaettava. Jos mallineesi on esimerkiksi kolme sivua pitkä, lisää merkintä viimeisen sivun loppuun: {sproof{end}sproof}
Vihje: Kun olet asettanut kaikki merkit oikein, vaihda tekstin väri valkoiseksi, jotta ne eivät myöhemmin näy asiakirjassa, mutta sproof voi silti lukea ne. Vie sitten yhdistelmäpostisi PDF-tiedostona.
Tunnetko jo sproof sign -integraatiomme MS Wordiin? Lue lisää siitä täältä .
Kun olet luonut yhdistelmäpostin ja vienyt sen PDF-tiedostona, lataa se sproof signiin suoraan tai API:n kautta. sproof sign tunnistaa asiakirjasi automaattisesti yhdistelmäpostiksi. Sinulla on nyt seuraavat vaihtoehdot:
- Luettelo tallennetuista vastaanottajista: Napsauta "Näytä kaikki" -painiketta näyttääksesi täydellisen vastaanottajaluettelon. Yhteystietoluettelon virheelliset merkinnät korostetaan punaisella. Korjaa tarvittaessa virhe ja lataa asiakirja uudelleen.
- Oletusarvoisesti sproof sign jakaa yhdistelmäpostin yksittäisiksi asiakirjoiksi, jotka lähetetään asianomaisille vastaanottajille. Vaihtoehtoisesti voit avata yhdistelmäpostin ilman jakamista. Ensimmäinen vaihtoehto selitetään tarkemmin jäljempänä ennen vaihtoehtoisen vaihtoehdon esittämistä. Molemmissa tapauksissa siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla "Jatka".
Vaihtoehto 1: Jaa yhdistelmäpostiviesti yksittäisiksi asiakirjoiksi ja lähetä (vakio).
Kun sproof sign on jakanut yhdistelmäpostisi yksittäisiin asiakirjoihin, voit seuraavassa vaiheessa tehdä kutsua koskevia valinnaisia asetuksia:
- Määritä asiakirjan allekirjoitustyyppi.
- Määritä automaattisen muistutuksen päivämäärä ja muistutusten tiheys.
- Aseta asiakirjalle eräpäivä, jotta sitä ei voi enää allekirjoittaa myöhemmin.
- Lisää henkilökohtainen viesti, joka lähetetään kutsusähköpostin mukana. Voit myös valita aiemmista viesteistä.
- Avaa "Lisäasetukset" -välilehti, josta löydät lisää vaihtoehtoja kutsun määrittämiseen.
- Napsauta "Lähetä kutsut" lähettääksesi jokaiselle vastaanottajalle yksittäisen asiakirjan allekirjoitettavaksi.
Vaihtoehto 2: Älä jaa yhdistelmäsähköpostia yksittäisiin asiakirjoihin ja lataa se.
Jos olet valinnut, ettet jaa sähköpostisekoitetta yksittäisiin asiakirjoihin, kun lataat sen, se avataan jatkuvana asiakirjana sproof sign -ohjelmassa. Tallennetut vastaanottajat pysyvät tallennettuina. Voit nyt muokata asiakirjaa edelleen tai lähettää sen suoraan tallennetuille yhteyshenkilöille:
- Jatka muokkausta: Yhdistelmäpostiviesti avataan kokonaisuudessaan. Sinulla on nyt mahdollisuus allekirjoittaa asiakirja itse, muokata lomakekenttiä tai muokata vastaanottajia. Asiakirjaa ei voi enää jakaa yksittäisiin asiakirjoihin. Kun lähetät sen, kaikki vastaanottajat saavat koko asiakirjan.
- Kutsu kaikki: Lähetä koko yhdistelmäasiakirja tallennetuille vastaanottajille yhdellä napsautuksella. Kaikki yhteystiedot saavat koko asiakirjan.
Kun olet lähettänyt yhdistelmäpostin, se tallennetaan kojelautaan yksittäisinä asiakirjoina (vaihtoehto 1) tai kokonaisena asiakirjana (vaihtoehto 2). Nyt on vastaanottajien vuoro allekirjoittaa asiakirja(t). Istu alas ja seuraa edistymistä.
