Vytváření a správa kontaktů

Úvod krok za krokem

Seznam kontaktů

Kontakty jsou rozděleny na osobní kontakty a kontakty plánu. Osobní kontakty jsou ty, které si sami přidáte nebo nahrajete a které můžete vidět pouze vy. Naproti tomu kontakty plánu spravuje správce plánu a jsou viditelné všem členům plánu. Členové plánu je nemohou upravovat ani odstraňovat.

1. Chcete-li získat přístup ke svým kontaktům, klikněte na "Kontakty a pracovní postupy" v postranním panelu vlevo.
2. Tam uvidíte několik záložek: "Kontakty", "Skupiny" a "Pracovní postupy". Správci plánu mají k dispozici také čtvrtou záložku "Kontakty plánu". Jako člen plánu můžete vidět své osobní kontakty a kontakty plánu ve sdíleném seznamu na kartě "Kontakty". Kontakty plánu jsou označeny ikonou skupiny.
3. Kliknutím na ikonu 3 teček zcela vpravo od položky seznamu můžete kontakt odstranit nebo upravit, případně zobrazit podrobnosti o kontaktu. Kontakty plánu mohou upravovat nebo mazat pouze správci.
4. Kliknutím na ikonu** filtru** vpravo můžete v seznamu kontaktů zobrazit a skrýt další sloupce (např. datum vytvoření, společnost, adresu, ...).
5. Existující kontakty můžete vyhledávat v poli pro vyhledávání vpravo nahoře.
6. Kliknutím na tlačítko "Spravovat kontakty" vlevo od vyhledávacího pole můžete vytvořit nový kontakt, importovat seznam kontaktů nebo exportovat kontakty. Tyto funkce jsou podrobněji popsány níže.

Správa kontaktů

Vytvoření nového kontaktu

Chcete-li do seznamu kontaktů přidat nový kontakt, vyberte možnost "Vytvořit nový kontakt" v části "Správa kontaktů". Otevře se překryvné okno.

1. Zadejte jméno, příjmení a primární e-mailovou adresu osoby, kterou chcete uložit jako kontakt. Tato tři pole jsou povinná.
2. Volitelně můžete otevřít záložku "Additional contact information" (Další informace o kontaktu) a zadat další údaje o kontaktu, jako je společnost, pracovní pozice nebo adresa.
3. Poté klikněte na zelené tlačítko "Vytvořit kontakt" a záznam uložte. Kontakt by se nyní měl zobrazit v seznamu.

Import kontaktů

Rychlým způsobem, jak vytvořit všechny kontakty najednou v programu sproof sign, je importovat je jako soubor CSV. Za tímto účelem vyberte možnost "Importovat kontakty jako CSV " v části "Správa kontaktů". Otevře se prohlížeč souborů a nyní můžete vybrat a nahrát připravený soubor CSV. Soubor CSV můžete vytvořit například pomocí aplikace Microsoft Excel nebo tabulkového procesoru Google.

Je důležité, aby sloupce ve vaší tabulce měly stejný název jako sloupce v databázi sproof, aby je systém rozpoznal a mohl je správně přiřadit. Pro tabulku CSV použijte následující názvy sloupců:

• Jméno .
• LastName
• street
• zip
• město
• země
• pracovnítelefon
• společnost
• jobTitle
• oddělení
• primaryEmail

Sloupce "firstName", "lastName " a "primaryEmail" musí být vyplněny (jedná se o povinná pole). Ostatní sloupce jsou nepovinné. Následující příklad ukazuje vzorovou tabulku CSV.

Export kontaktů

Můžete stáhnout buď kompletní seznam všech kontaktů, nebo vybrat jednotlivé kontakty, které chcete stáhnout:

1. Chcete-li stáhnout kompletní seznam všech kontaktů, vyberte možnost "Exportovat kontakty jako CSV " v části "Správa kontaktů". Váš seznam kontaktů bude stažen jako soubor CSV a uložen lokálně v zařízení.
2. chcete-li stáhnout jednotlivé kontakty, vyberte je v seznamu kontaktů zaškrtnutím políčka.
3. a poté klikněte na tlačítko "Stáhnout " vpravo.