“Nasza branża opiera się na zaangażowaniu i zaufaniu. Podpis cyfrowy, w najwyższej klasie jakości, stał się dla nas powszechną formą podejmowania wiążących decyzji lub ich uzyskiwania w formie cyfrowej.”

Dr Christian Zwick | Wspólnik

Binder Grösswang od 60 lat jest jedną z wiodących austriackich firm prawniczych z siedzibą w Wiedniu i Innsbrucku. Ponad 100 prawników i wolumen transakcji wynoszący 50 miliardów euro mówią same za siebie. Po podjęciu decyzji o integracji platformy podpisu cyfrowego, po rygorystycznej fazie oceny, sproof okazał się faworytem.

“To szczególny zaszczyt, że udało nam się przekonać Binder Grösswang, jako renomowaną, ale przede wszystkim innowacyjną kancelarię prawną, do sproof i zdobyć ich zaufanie” – mówi dr Fabian Knirsch, założyciel i CTO firmy.

Firma Binder Grösswang – a zwłaszcza zespół skupiony wokół dr Christiana Zwicka – podpisuje się cyfrowo, gdy jest to prawnie możliwe. “Zasadniczo podpisujemy się zawsze, gdy długopis wymaga wymiany. Są to prawie wszystkie dokumenty w Austrii, ponieważ w prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody formy” – mówi dr Zwick.

W przypadku tych dokumentów podpis cyfrowy jest używany między innymi:

• Uprawnienia
• Umowy kupna-sprzedaży
• Umowy o zachowaniu poufności
• Decyzje

2 przekonujące powody, dla których prawnicy polegają na podpisie cyfrowym

Zawód prawnika zawsze był stałym elementem każdego funkcjonującego społeczeństwa. Zaufanie i dobra komunikacja między prawnikami a klientami stanowią tego fundament. Może to zabrzmieć trochę dogmatycznie; ale: Jeśli chodzi o postępującą cyfryzację, branża prawnicza z pewnością nie jest pionierem. Dzieje się tak prawdopodobnie dlatego, że tradycyjne techniki i przepływy pracy, które są znane i sprawdzone od wieków, nie chcą być zastąpione.

Ale “zawód prawniczy” dostrzegł teraz również mocne strony znaczącej cyfryzacji z różnych powodów. Czy to w formie cyfrowej, zamiast wybujałych archiwów, czy nawet eksperymentowania z różnymi cyfrowymi aplikacjami “zamiany mowy na tekst”, które mogłyby odciążyć sekretariat w niektórych miejscach lub nawet zastąpić go w przyszłości w przypadku wielu formalności.

W szczególności pojawia się szansa na cyfryzację, która ma również ogromny potencjał dla branży prawniczej: podpis cyfrowy!

Deklaracje, uchwały i umowy – to wszystko są dokumenty, które muszą być podpisane przez jedną lub więcej osób. Nawet dokument, na którym trzy osoby muszą podpisać się analogowo, oznacza w sumie około 45 minut: obejmuje to drukowanie w trzech egzemplarzach, wysyłanie dokumentów pocztą lub koordynowanie wspólnego spotkania w celu złożenia podpisu. To marnotrawstwo zasobów jest zbędne.

W sektorze prywatnym podpis cyfrowy zadomowił się już w Austrii w formie “podpisu telefonu komórkowego”. Od kilku lat wielu obywateli Austrii korzysta z tej bezpłatnej usługi państwowej.

Jednak “tylko” sam podpis cyfrowy jest zwykle niewystarczający w środowisku biznesowym. Brakuje możliwości technicznych, narzędzia czy platformy, która mogłaby odwzorować przypadki użycia i “przebiegi podpisów” charakterystyczne dla danej branży lub firmy. Powiązany współdzielony “pulpit nawigacyjny” zapewnia dobry przegląd ważnych dokumentów. Wymaga to centralnego administrowania wszystkimi użytkownikami oraz zarządzania prawami i rolami. Ma to również wiele zalet.

W wielu firmach, niezależnie od wielkości czy branży, platforma podpisu cyfrowego jest integralną częścią wielu standardowych przepływów pracy. Prawnie uznana technologia jest już wykorzystywana w sektorze prawnym, w systemie podatkowym, w sektorze finansowym, ale także przez duże, działające na arenie międzynarodowej czołowe firmy z surowymi wytycznymi IT, a także w sektorze publicznym.

Zamiast atramentu i papieru: szyfrowanie kryptograficzne i cyfrowy dowód tożsamości

Podpis cyfrowy jest nieodzownym elementem transformacji cyfrowej. Niemniej jednak wiele osób ma wątpliwości, czy podpis cyfrowy jest prawnie ważny, a tym samym zgodny z prawem. Jednak podpisy cyfrowe i ich wiążący charakter są precyzyjnie zdefiniowane i uregulowane w Unii Europejskiej. W 2006 r. rozporządzenie eIDAS (UE) 910/2014 (usługi identyfikacji elektronicznej i uwierzytelniania) ustanowiło przepisy dla Europy dotyczące najwyższego bezpieczeństwa i zgodności podpisu cyfrowego. Rozporządzenie reguluje prawne uznawanie usług w zakresie elektronicznego dowodu tożsamości i uwierzytelniania, zwiększając w ten sposób zaufanie do komunikacji elektronicznej między przedsiębiorstwami a obywatelami oraz znacznie ułatwiając świadczenie usług transgranicznych i wszelkiego rodzaju procesy biznesowe.

Istnieją trzy standardy podpisu cyfrowego, które zostały precyzyjnie zdefiniowane pod względem mocy prawnej w rozporządzeniu eIDAS: prosty, zaawansowany i kwalifikowany.

Na pierwszy rzut oka podpisy wyglądają prawie tak samo, ale status podpisu i jego wiążący charakter są bardzo różne. Tylko “kwalifikowany podpis elektroniczny”, znany również jako kwalifikowany podpis elektroniczny, jest prawnie porównywalny z podpisem (patrz § 4 ust. 1 austriackiej ustawy o podpisach i usługach zaufania (SVG)).

Ze względu na najwyższy poziom zgodności i bezpieczeństwa, wiele kancelarii prawnych bierze pod uwagę tylko kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis cyfrowy, który jest odpowiednikiem tradycyjnego podpisu papierowego.

Ale w jaki sposób wysoki poziom bezpieczeństwa wynika z technicznego punktu widzenia? Na czym polega wysoka wartość dowodowa kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

4 Podpis kwalifikowany: bez tajemnicy

Mimo, że odpowiednie media branżowe zawsze starają się przedstawić kwalifikowany podpis elektroniczny w jak najbardziej złożonym i technicznym świetle, my w sproof postawiliśmy sobie za cel rozwikłanie rzekomej “tajemnicy” – w pigułce.

Podobnie jak w przypadku wielu innych elektronicznych transakcji prawnych lub bankowych, musisz być w stanie udowodnić swoją tożsamość w 100% bezpiecznie. Początkowo odbywa się to za pomocą krótkiej (ok. 10-minutowej procedury identyfikacji wideo), w której dane osobowe oraz dane biometryczne są sprawdzane przez uznaną przez państwo usługę (Trust Service Provider).

Następnie będziesz mógł korzystać z aplikacji na telefon komórkowy, aby dodatkowo weryfikować każdy złożony podpis cyfrowy. Telefon komórkowy jest więc Twoim drugim czynnikiem bezpieczeństwa, oprócz adresu e-mail, który i tak jest Ci potrzebny do złożenia podpisu i uzyskania podpisów.

Same podpisane dokumenty są szyfrowane cyfrowo przy użyciu metod kryptograficznych. Tylko właściciele dokumentu lub osoby, które zostały zaproszone do podpisania, mogą edytować dokument lub po prostu go podpisać. Każdy dokument jest zawsze wyposażony w unikalny klucz kryptograficzny, który jest niemożliwy do zobaczenia przez żadną osobę i komputer. Ważność i wartość dowodowa dokumentu jest również niezależna od użytej platformy podpisu, ponieważ klucz kryptograficzny (lub “wartość skrótu”) jest wytłoczony w samym pliku pdf. W związku z tym ewentualne drukowanie i fizyczne archiwizowanie dokumentu również nie jest celem sprawy, ponieważ identyfikowalność wygasa w momencie wydrukowania dokumentu.

Aby zweryfikować ważność podpisu elektronicznego i zgodność, jak opisano powyżej, podpisany (cyfrowy!) dokument musi zostać sprawdzony w krajowych służbach weryfikacji podpisów, np. za pośrednictwem Austriackiego Urzędu ds. Komunikacji:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
Platformy takie jak Sproof oferują zintegrowaną usługę testowania jako platformę samą w sobie.

W skrócie: kwalifikowany podpis cyfrowy jest w 100% odporny na fałszerstwa i ważny prawnie. Podpis złożony odręcznie jest również w 100% ważny prawnie, ale nigdy w 100% odporny na fałszerstwa.

5 Nie trzeba wiele, aby rozpocząć pracę z kwalifikowanym podpisem cyfrowym

Chociaż podpisy cyfrowe są wymagające technicznie i wymagają szczególnego stopnia odpowiedzialności z punktu widzenia producenta, podpisy generowane za ich pomocą oferują wysoki stopień zaangażowania. Jednak szerokie grono użytkowników, od prawników, przez sekretarki, po klientów, musi być w stanie pracować łatwo, szybko i intuicyjnie.

Złożoność techniczna jest całkowicie ukryta dzięki sproof i stworzono prosty i niskoprogowy dostęp. Philipp Gernerth jest odpowiedzialny za UI i UX (User Interface and User Experience) w sproof.

“Opracowujemy nowoczesny, wysoce zaawansowany technicznie produkt, który oferuje najwyższe gwarancje bezpieczeństwa i zaangażowania. Niemniej jednak musi być łatwy i intuicyjny w obsłudze. W przeciwnym razie nie osiągniemy celu” – wyjaśnia Philipp Gernerth, który w firmie sproof odpowiada m.in. za UX (user experience) i UI (usability).

Z punktu widzenia użytkownika kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zasadniczo:

• Masz dokument do podpisania, który jest dokumentem Word lub PDF. Ładujesz to do oprogramowania do podpisów, aby je podpisać. Oprogramowanie do podpisów można znaleźć pod adresem https://sign.sproof.com . Możesz wystartować w dowolnym momencie za darmo.
• W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymagana jest jednorazowa identyfikacja. Oznacza to, że musisz wylegitymować się podczas krótkiej rozmowy wideo (“Procedura Video-Ident”) i pokazać swój (ważny) paszport lub dowód osobisty. Dokument tożsamości jest wymagany tylko raz i jest ważny przez pięć lat lub (jeśli nastąpi to wcześniej) do momentu wygaśnięcia ważności dokumentu tożsamości.
• W trakcie identyfikacji instalujesz aplikację na swoim telefonie komórkowym lub alternatywnie – jeśli nie możesz lub nie chcesz zainstalować aplikacji – otrzymasz później jednorazowy kod SMS-em.
• Aby podpisać dokument, wybierz lokalizację podpisu cyfrowego i opcjonalnie prześlij obraz podpisu odręcznego. Teraz autoryzuj podpis na swoim telefonie komórkowym za pomocą aplikacji lub wprowadź jednorazowy kod otrzymany SMS-em. Obraz podpisu nie ma tu znaczenia prawnego, ale umożliwia powszechne i znajome przedstawienie podpisu. Prawnie wiążący podpis jest nakładany w tle “niewidocznie” czysto cyfrowo.
  Dokument jest teraz legalnie podpisany cyfrowo. Za pomocą sproof przeprowadzana jest również konwersja do formatu PDF/A zwyczajowo używanego lub wymaganego przez prawników. Ty, Twoi klienci lub sąd możecie w każdej chwili sprawdzić zgodność dokumentu i podpisu elektronicznego, w tym w państwowej inspekcji RTR.

6 Wrażliwe dane w bezpiecznych rękach

W przypadku korzystania z usług podpisu cyfrowego ochrona danych odgrywa szczególną rolę. Jest to szczególnie ważne w przypadku tzw. “oprogramowania w chmurze” (czyli takiego, którego nie trzeba instalować, ale można z niego korzystać bezpośrednio przez przeglądarkę internetową i Internet). Ma to tę zaletę, że jest gotowy do natychmiastowego użycia bez własnego sprzętu lub projektu IT. Ponadto dostęp do oprogramowania można uzyskać z dowolnego miejsca, w tym z telefonu komórkowego. Transmisja danych jest zawsze zgodna z aktualnym stanem techniki i szyfrowana z zachowaniem najwyższego poziomu bezpieczeństwa.

“Chmura działa od pierwszego dnia. Wszystko jest serwisowane przez sproof, jest zgodne z europejskimi przepisami o ochronie danych i dlatego idealnie nadaje się również dla nas, prawników.”

Dr Christian Zwick
Binder Grösswang

Jeśli chodzi o ochronę danych, z jednej strony muszą być spełnione wymogi prawne w rozumieniu RODO, a z drugiej strony musi być zagwarantowany najwyższy poziom bezpieczeństwa z punktu widzenia bezpieczeństwa IT. Dostawca oprogramowania do podpisywania gwarantuje zarówno przechowywanie, jak i przetwarzanie danych wyłącznie w centrach danych na terenie Unii Europejskiej i unikanie wszelkich odniesień do USA. Koncepcja usuwania, która jest integralną częścią rozwiązania, a także umowa powierzenia przetwarzania danych w oparciu o wzór UE, gwarantują również najwyższy standard ochrony danych z prawnego punktu widzenia.

Wynik

Zalety podpisu cyfrowego są oczywiste: jest szybki, łatwy, a przede wszystkim w 100% bezpieczny. Coraz więcej prawników zdaje sobie z tego sprawę i korzysta z podpisu cyfrowego w swojej pracy. Jest to wyraźny trend, który utrzyma się w nadchodzących latach.