Cyfryzacja postępuje we wszystkich dziedzinach życia codziennego. Jednak wiele firm, które są publiczne, nadal w dużej mierze znajduje się w świecie analogowym.
Inaczej jest w przypadku Federalnej Agencji Rachunkowej! Firma, która zatrudnia 500 pracowników, działa w 7 lokalizacjach w całej Austrii i opiera się na świadomej i długoterminowej strategii cyfryzacji.
“Jesteśmy niemal zobowiązani do bardzo szybkiego wdrożenia procesów cyfryzacji”, mówi mgr DI (FH) Alexander Sellner, kierownik ds. IT w Federalnej Agencji Rachunkowości.
Konsekwencja: wprowadzenie platformy podpisu cyfrowego jako kolejny krok w kierunku optymalizacji procesów. Dzięki temu jeden z najważniejszych procesów operacyjnych – bezpieczne i zgodne z prawem podpisywanie dokumentów – staje się znacznie łatwiejsze.

Sytuacja wyjściowa

Cyfryzacja jest na ustach wszystkich, podobnie jak osoby odpowiedzialne w spółkach publicznych. Coraz więcej firm już teraz stawia na biuro bez papieru, łącząc swoje lokalizacje w sieć lub oferując nowe usługi online. W ten sposób poprawiają jakość obsługi klienta, ale także współpracę z partnerami, dostawcami i wszystkimi innymi interesariuszami.

Oceniając dalsze działania w zakresie cyfryzacji we własnym przedsiębiorstwie, najwyższe kierownictwo federalnej agencji księgowej szybko zdało sobie sprawę, że wprowadzenie platformy podpisu cyfrowego może przynieść ogromne korzyści. Ta forma podpisu jest w 100% równoważna podpisom odręcznym w całej Europie i podlega ścisłym wytycznym rozporządzenia eIDAS (UE) 910/2014 (usługi identyfikacji elektronicznej i uwierzytelniania).

Jednak wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy z korzyści płynących z ogólnofirmowej platformy do cyfrowego podpisywania dokumentów. Przeciwko wprowadzeniu platformy do składania podpisów nadal stosuje się bardzo spójne “credo”: “Mam podpis w telefonie komórkowym i mogę już podpisywać się cyfrowo”.

W rzeczywistości prawie połowa obywateli Austrii korzysta już z podpisu telefonu komórkowego jako bezpłatnej usługi e-administracji.

Jednak sam podpis cyfrowy jest zwykle całkowicie nieadekwatny w środowisku biznesowym. To, czego brakuje, to procesy; Przepływy pracy dostosowane do potrzeb. Wspólny “pulpit nawigacyjny”, aby mieć doskonały przegląd ważnych dokumentów w firmie i wiele więcej.

W międzyczasie niektóre firmy działające na arenie międzynarodowej zdecydowały się już na platformę cyfrową, która może cyfrowo odwzorować wszystkie przepływy pracy związane z podpisami i przypadki użycia w firmie.

BHAG opiera się na oprogramowaniu z Austrii.

W pierwszym etapie zespół projektowy BHAG kierowany przez Sellnera ocenił, którzy europejscy i austriaccy dostawcy już ugruntowali swoją pozycję i wprowadzili na rynek potężne narzędzia.

“Nie chcemy iść na kompromis w kwestii przechowywania wrażliwych dokumentów. Dane te mają być przechowywane w 100% w Europie. Naszym zdaniem sproof spełnia te kryteria, wyraźnie wybierając centra danych, które są niezależne od amerykańskich korporacji”.

Mag. DI (FH) Aleksander Sellner
Federalna Agencja Rachunkowości

Oprócz bezpieczeństwa i zgodności przechowywania danych, platforma podpisów ma wspierać różne procesy podpisywania, które są częścią codziennej działalności Federalnej Agencji Rachunkowości.

Tak więc uwaga szybko padła na Sproof. Po intensywnych testach i audytach ostatecznie wybrano młodą firmę z certyfikatem IÖB. Rozwiązanie chmurowe było w stanie bardzo dobrze zaprezentować się jako platforma typu “wszystko w jednym” o najwyższych standardach bezpieczeństwa i ochrony danych. “Byliśmy naprawdę szczególnie zaszczyceni, że zostaliśmy wybrani i że ostatecznie udało nam się spełnić bardzo wysokie standardy federalnej agencji księgowej” – mówi dr Fabian Knirsch, współzałożyciel i dyrektor techniczny sproof GmbH.

Podpis cyfrowy znacznie oszczędza zasoby od momentu jego wprowadzenia.

Dotychczasowe opinie są bardzo dobre. Wielu pracowników, zwłaszcza kadry zarządzającej, korzysta z platformy do różnych procesów podpisywania i od tego czasu zaoszczędziło wymiernie czas i zasoby. Dokumenty nie muszą być już drukowane, podpisywane ręcznie, skanowane i wysyłane pocztą, ale można je podpisać cyfrowo za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Tak więc środowisko też jest szczęśliwe! 500 arkuszy papieru zużywa 7,5 kilograma drewna, 130 litrów wody i 26,8 kilowatogodzin energii. Pozytywny efekt uboczny, który skłania coraz więcej przedsiębiorców do wprowadzania platformy do podpisów.

W pierwszym kroku po wprowadzeniu szczególnie imponująca była płynna integracja platformy z krajobrazem IT firmy. Dzięki chmurze onboarding trwał tylko kilka godzin i towarzyszył mu cały czas trwania testu.

Płynna komunikacja i elastyczność przekonały Alexandra Sellnera. “Firma sproof jest otwarta na informacje zwrotne i prośby klientów, dlatego dąży do ciągłego ulepszania platformy”, wyjaśnia Sellner.