Преосмисляне на сложните работни потоци за подписване: автоматизирани, сигурни и съвместими с eIDAS

В зависимост от вида на подписа електронните подписи осигуряват висока степен на защита срещу фалшифициране и манипулиране. По-специално при усъвършенстваните (FES) и квалифицираните електронни подписи (QES) криптографските методи гарантират, че последващите промени в подписания документ могат да бъдат открити.

С помощта на sproof процесите по подписване се документират допълнително чрез защитена от манипулации одитна следа. По този начин важната информация за процеса на подписване може да бъде записана по начин, който позволява проследяване и проверка.

Веднага щом даден документ бъде подписан цифрово чрез sproof, върху съдържанието му се прилага криптографска хеш-стойност.

• Последващи промени: Ако след подписването бъде променен дори само един символ, една цифра след десетичната запетая или едно изображение в PDF файла, печатът се анулира.
• Резултат: Всеки обичаен инструмент за проверка (например Adobe Acrobat или безплатният sproof Validator) веднага сигнализира, че документът е бил променен и подписът е невалиден.

Първоначално австрийският Закон за електронните подписи (SigG) уреждаше правната рамка за електронните подписи в Австрия. Той обаче престана да бъде в сила на 30 юни 2016 г. От 1 юли 2016 г. за електронните подписи се прилагат по-специално директно приложимият Регламент eIDAS на Европейския съюз, както и австрийският Закон за електронните подписи и услугите за доверие (SVG). SVG допълва европейските изисквания по eIDAS на национално равнище и урежда, наред с другото, електронните подписи, електронните печати, времевите печати, както и изискванията към услугите за доверие и техните доставчици.

В европейската правна рамка за електронните подписи се разграничават различни нива на подпис: обикновеният електронен подпис (EES), усъвършенстваният електронен подпис (FES) и квалифицираният електронен подпис (QES). Кой вид подпис е необходим, зависи преди всичко от конкретния случай на приложение и от законовите или договорните изисквания.

В Австрия ID Austria играе централна роля в този процес, тъй като осигурява сигурна цифрова идентификация и квалифицирани електронни подписи. sproof е интегрирал директно ID Austria и освен това поддържа множество други европейски електронни идентификатори (eID) за процесите на цифрова идентификация и подписване.

Усъвършенстваният електронен подпис (УЕП) е подходящ за документи с повишени изисквания по отношение на отговорността, доказателствената сила или сигурността. Той е еднозначно свързан с подписващото лице, позволява неговата идентификация и прави разпознаваеми последващите промени в документа. Типични примери за приложение са договори, разрешения, кадрови документи или търговски споразумения, за които по закон не се изисква квалифициран електронен подпис. Подходящият вид подпис обаче винаги зависи от конкретния документ и приложимите формални изисквания. Повече за разликите между EES, FES и QES можете да прочетете в нашия преглед на всички стандарти за електронни подписи.

Обикновеният електронен подпис (EES) е подходящ за документи и процеси с нисък правен или икономически риск, при които не се изисква законоустановена писмена форма. Типични примери са вътрешни одобрения, потвърждения, протоколи, оферти или прости споразумения. Тя позволява бързо и лесно подписване, но предлага само ограничена сигурност при еднозначната идентификация на подписващото лице. Затова винаги трябва да се преценява кой вид подпис е подходящ в зависимост от конкретния случай на приложение. Общ преглед на EES, FES и QES можете да намерите в нашето сравнение на стандартите за електронни подписи.

Да. Заинтересованите компании могат да тестват sproof sign безплатно в продължение на 14 дни. Освен това експертите от sproof с удоволствие ще ви консултират лично и ще ви покажат как платформата може да се интегрира оптимално в съществуващите бизнес процеси. Изпробвайте sproof sign сега →

Много компании искат да гарантират, че личните данни се обработват изключително в рамките на Европейския съюз и се подчиняват на европейските изисквания за защита на данните. sproof обработва данни изключително в ЕС и разчита на европейска инфраструктура.

За много компании американският закон CLOUD Act е важен фактор при избора на доставчик на софтуер. При определени условия законът може да задължи американски компании или компании, свързани със САЩ, да предоставят данни по разпореждане на властите – независимо дали те се съхраняват в САЩ или в чужбина. Ето защо днес много организации проверяват не само мястото на съхранение на данните си, но и седалището на компанията, използваната облачна инфраструктура и приложимата правна рамка. sproof залага изцяло на европейска инфраструктура. Обработката на данните се извършва в рамките на Европейския съюз и се подчинява на европейското право. Това подпомага предприятията да отговорят на високите изисквания по отношение на защитата на данните, съответствието с нормативните изисквания и цифровия суверенитет.

Да. DocuSign поддържа електронни подписи в съответствие с Регламента eIDAS. Важно е обаче да се отбележи, че съответствието с eIDAS не дава информация за това къде се обработват или съхраняват данните. Затова предприятията трябва допълнително да проверят в коя юрисдикция се обработват данните им, каква облачна инфраструктура се използва и какви изисквания за защита на данните и съответствие се спазват. sproof поддържа всички видове подписи, съответстващи на eIDAS, и обработва данните изключително в рамките на Европейския съюз, като използва европейска инфраструктура.

Да. Освен международните доставчици има и няколко европейски платформи за електронни подписи. Който придава особено значение на защитата на личните данни, цифровия суверенитет и съответствието с eIDAS, трябва да включи в сравнението си европейските решения. sproof е австрийски доставчик, който е разработил платформата си специално за нуждите на европейските предприятия.

Аудитният трак (протоколът за проверка) предоставя пълна и допустима в съда хронология на целия процес на подписване. Той документира кога и кой е прегледал, одобрил и подписал документа, включително използвания метод за верификация (например двуфакторна автентификация или квалифицирана електронна идентификация). Този протокол служи при одити или правни спорове като основно доказателство, че подписът е бил поставен по надлежен ред.

Да. Когато няколко лица подписват един документ последователно (последователен работен процес), PDF файлът съдържа история на т.нар. версии. Инструментът за проверка (например sproof Validate) проверява всеки подпис поотделно спрямо състоянието на документа, което е съществувало към момента на съответното подписване.

Стандартните подписи често не могат да бъдат валидирани без грешки след изтичането на валидността на съответния сертификат (обикновено след 2 до 3 години). Ето защо sproof sign последователно използва стандарта LTV (Long-Term Validation). При този подход информацията за отмяната (като CRL- или OCSP-списъци) се вгражда директно в документа в момента на подписването. По този начин валидността на подписа може да бъде проверена дори след десетилетия по начин, който гарантира надеждност при одит и е независим от издателя.