Επανεξέταση σύνθετων ροών εργασίας υπογραφής: αυτοματοποιημένη, ασφαλής και συμβατή με το eIDAS

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές προσφέρουν, ανάλογα με τον τύπο της υπογραφής, υψηλό βαθμό προστασίας από την πλαστογράφηση και την παραποίηση. Ειδικά στις προηγμένες ηλεκτρονικές υπογραφές (FES) και στις πιστοποιημένες ηλεκτρονικές υπογραφές (QES), οι κρυπτογραφικές μέθοδοι διασφαλίζουν ότι οι μεταγενέστερες αλλαγές στο υπογεγραμμένο έγγραφο μπορούν να εντοπιστούν.

Με το sproof, οι διαδικασίες υπογραφής τεκμηριώνονται επιπλέον μέσω ενός ιστορικού ελέγχου που δεν επιδέχεται παραποίηση. Με αυτόν τον τρόπο, σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία υπογραφής καταγράφονται με τρόπο που επιτρέπει την ιχνηλάτηση και τον έλεγχο.

Μόλις ένα έγγραφο υπογραφεί ψηφιακά μέσω του sproof, δημιουργείται μια κρυπτογραφική τιμή κατακερματισμού για το περιεχόμενό του.

• Μεταγενέστερες αλλαγές: Εάν, μετά την υπογραφή, αλλάξει έστω και ένα μόνο χαρακτήρα, ένα δεκαδικό ψηφίο ή μια εικόνα στο αρχείο PDF, η σφραγίδα ακυρώνεται.
• Αποτέλεσμα: Κάθε συνηθισμένο εργαλείο ελέγχου (π.χ. το Adobe Acrobat ή το δωρεάν sproof Validator) επισημαίνει αμέσως ότι το έγγραφο έχει τροποποιηθεί και ότι η υπογραφή δεν είναι έγκυρη.

Ο αυστριακός νόμος περί ηλεκτρονικών υπογραφών (SigG) ρύθμιζε αρχικά το νομικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές στην Αυστρία. Ωστόσο, έπαψε να ισχύει στις 30 Ιουνίου 2016. Από την 1η Ιουλίου 2016, για τις ηλεκτρονικές υπογραφές ισχύουν, μεταξύ άλλων, ο άμεσα εφαρμοστέος κανονισμός eIDAS της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και ο αυστριακός νόμος περί ηλεκτρονικών υπογραφών και υπηρεσιών εμπιστοσύνης (SVG). Ο νόμος SVG συμπληρώνει τις ευρωπαϊκές διατάξεις του eIDAS σε εθνικό επίπεδο και ρυθμίζει, μεταξύ άλλων, τις ηλεκτρονικές υπογραφές, τις ηλεκτρονικές σφραγίδες, τις χρονικές σφραγίδες, καθώς και τις απαιτήσεις για τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης και τους παρόχους τους.

Στο ευρωπαϊκό νομικό πλαίσιο, για τις ηλεκτρονικές υπογραφές διακρίνονται διάφορα επίπεδα υπογραφής: η απλή ηλεκτρονική υπογραφή (EES), η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (FES) και η πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή (QES). Ο τύπος υπογραφής που απαιτείται εξαρτάται κυρίως από την εκάστοτε περίπτωση χρήσης και από τις νομικές ή συμβατικές απαιτήσεις.

Στην Αυστρία, το ID Austria διαδραματίζει κεντρικό ρόλο, καθώς επιτρέπει την ασφαλή ψηφιακή ταυτοποίηση και τις πιστοποιημένες ηλεκτρονικές υπογραφές. Η sproof έχει ενσωματώσει απευθείας το ID Austria και, επιπλέον, υποστηρίζει πολλές άλλες ευρωπαϊκές ηλεκτρονικές ταυτότητες (eID) για διαδικασίες ψηφιακής ταυτοποίησης και υπογραφής.

Μια προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (FES) ενδείκνυται για έγγραφα που απαιτούν αυξημένο επίπεδο ευθύνης, αποδεικτικής ισχύος ή ασφάλειας. Αντιστοιχεί μοναδικά στον υπογράφοντα, επιτρέπει την ταυτοποίησή του και καθιστά αναγνωρίσιμες τυχόν μεταγενέστερες αλλαγές στο έγγραφο. Τυπικές περιπτώσεις χρήσης είναι συμβάσεις, άδειες, έγγραφα προσωπικού ή επιχειρηματικές συμφωνίες, για τις οποίες δεν απαιτείται νομικά πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή. Ωστόσο, ο κατάλληλος τύπος υπογραφής εξαρτάται πάντα από το συγκεκριμένο έγγραφο και τις ισχύουσες διατυπωτικές απαιτήσεις. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τις διαφορές μεταξύ EES, FES και QES στην επισκόπησή μας για όλα τα πρότυπα ηλεκτρονικής υπογραφής.

Μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή (EES) είναι κατάλληλη για έγγραφα και διαδικασίες με χαμηλό νομικό ή οικονομικό κίνδυνο, για τα οποία δεν απαιτείται η νόμιμη γραπτή μορφή. Τυπικά παραδείγματα είναι εσωτερικές εγκρίσεις, επιβεβαιώσεις, πρακτικά, προσφορές ή απλές συμφωνίες. Επιτρέπει μια γρήγορη και απλή υπογραφή, προσφέρει όμως μόνο περιορισμένη ασφάλεια όσον αφορά την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση του υπογράφοντος. Επομένως, ο κατάλληλος τύπος υπογραφής πρέπει πάντα να εξετάζεται με βάση τη συγκεκριμένη περίπτωση εφαρμογής. Μια επισκόπηση των προτύπων EES, FES και QES θα βρείτε στη σύγκριση των προτύπων ηλεκτρονικής υπογραφής που έχουμε δημοσιεύσει.

Ναι. Οι ενδιαφερόμενες επιχειρήσεις μπορούν να δοκιμάσουν το sproof sign δωρεάν για 14 ημέρες. Επιπλέον, οι ειδικοί της sproof θα χαρούν να σας παρέχουν προσωπική συμβουλευτική και να σας δείξουν πώς μπορεί η πλατφόρμα να ενσωματωθεί με τον βέλτιστο τρόπο στις υπάρχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες. Δοκιμάστε τώρα το sproof sign →

Πολλές επιχειρήσεις επιθυμούν να διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία αποκλειστικά εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης και υπόκεινται στις ευρωπαϊκές διατάξεις περί προστασίας δεδομένων. Η sproof επεξεργάζεται τα δεδομένα αποκλειστικά στην ΕΕ και βασίζεται σε ευρωπαϊκή υποδομή.

Για πολλές επιχειρήσεις, ο αμερικανικός νόμος CLOUD Act αποτελεί σημαντικό κριτήριο κατά την επιλογή ενός παρόχου λογισμικού. Ο νόμος αυτός μπορεί, υπό ορισμένες προϋποθέσεις, να υποχρεώσει αμερικανικές επιχειρήσεις ή επιχειρήσεις με δεσμούς με τις ΗΠΑ να παραδώσουν δεδομένα κατόπιν εντολής των αρχών – ανεξάρτητα από το αν αυτά αποθηκεύονται στις ΗΠΑ ή στο εξωτερικό. Γι’ αυτό, σήμερα πολλές οργανώσεις εξετάζουν όχι μόνο τον τόπο αποθήκευσης των δεδομένων τους, αλλά και την έδρα της εταιρείας, την υποδομή cloud που χρησιμοποιείται και το εφαρμοστέο νομικό πλαίσιο. Η sproof βασίζεται αποκλειστικά σε ευρωπαϊκή υποδομή. Η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης και υπόκειται στο ευρωπαϊκό δίκαιο. Αυτό βοηθά τις επιχειρήσεις να πληρούν τις υψηλές απαιτήσεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων, τη συμμόρφωση και την ψηφιακή κυριαρχία.

Ναι. Το DocuSign υποστηρίζει τις ηλεκτρονικές υπογραφές σύμφωνα με τον κανονισμό eIDAS. Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η συμμόρφωση με τον eIDAS δεν παρέχει καμία πληροφορία σχετικά με τον τόπο επεξεργασίας ή αποθήκευσης των δεδομένων. Γι’ αυτό, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να ελέγχουν επιπλέον σε ποια δικαιοδοσία επεξεργάζονται τα δεδομένα τους, ποια υποδομή cloud χρησιμοποιείται και ποιες απαιτήσεις προστασίας δεδομένων και συμμόρφωσης πληρούνται. Το sproof υποστηρίζει όλους τους τύπους υπογραφών που συμμορφώνονται με τον κανονισμό eIDAS και επεξεργάζεται τα δεδομένα αποκλειστικά εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σε ευρωπαϊκή υποδομή.

Ναι. Εκτός από τους διεθνείς παρόχους, υπάρχουν αρκετές ευρωπαϊκές πλατφόρμες ηλεκτρονικής υπογραφής. Όσοι δίνουν ιδιαίτερη σημασία στην προστασία των δεδομένων, την ψηφιακή κυριαρχία και τη συμμόρφωση με τον κανονισμό eIDAS, θα πρέπει να συμπεριλάβουν τις ευρωπαϊκές λύσεις στη σύγκρισή τους. Η sproof είναι ένας αυστριακός πάροχος που έχει αναπτύξει την πλατφόρμα του ειδικά για τις απαιτήσεις των ευρωπαϊκών επιχειρήσεων.

Το Audit Trail (αρχείο καταγραφής ελέγχου) παρέχει το πλήρες, αποδεικτικά έγκυρο ιστορικό ολόκληρης της διαδικασίας υπογραφής. Καταγράφει πότε και ποιος είδε, ενέκρινε και υπέγραψε το έγγραφο, συμπεριλαμβανομένης της μεθόδου επαλήθευσης που χρησιμοποιήθηκε (π.χ. έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων ή πιστοποιημένη ηλεκτρονική ταυτότητα). Το πρωτόκολλο αυτό χρησιμεύει, σε περιπτώσεις ελέγχων ή νομικών διαφορών, ως πρωταρχική απόδειξη ότι η υπογραφή έχει πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τους κανόνες.

Ναι. Όταν περισσότερα άτομα υπογράφουν ένα έγγραφο το ένα μετά το άλλο (διαδοχική ροή εργασίας), το PDF περιέχει ένα ιστορικό των λεγόμενων εκδόσεων. Ένα εργαλείο ελέγχου (π.χ. το sproof Validate) επαληθεύει κάθε υπογραφή ξεχωριστά ως προς την κατάσταση του εγγράφου που ίσχυε κατά τη στιγμή της εκάστοτε υπογραφής.

Συχνά, οι τυπικές υπογραφές δεν μπορούν πλέον να επικυρωθούν χωρίς σφάλματα μετά τη λήξη του σχετικού πιστοποιητικού (συνήθως μετά από 2 έως 3 χρόνια). Για τον λόγο αυτό, το sproof sign χρησιμοποιεί συστηματικά το πρότυπο LTV (Long-Term Validation). Σε αυτή την περίπτωση, οι πληροφορίες ακύρωσης (όπως οι λίστες CRL ή OCSP) ενσωματώνονται απευθείας στο έγγραφο κατά τη στιγμή της υπογραφής. Με αυτόν τον τρόπο, η εγκυρότητα της υπογραφής μπορεί να ελεγχθεί ακόμη και μετά από δεκαετίες, με τρόπο που να διασφαλίζει τη δυνατότητα ελέγχου και ανεξάρτητα από τον εκδότη.